دشتستان بزرگ-هادی پاپری: نکات کاربـردى و مهّم در خصوص سند رسمی:

۱ ـ سند رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آن‌ها نافذ و معتبر است (ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی)

۲- تاریخ سند رسمی معتبر است حتی بر علیه شخص ثالث (ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی)

۳- انکار نسبت به مندرجات سند رسمی راجع به اخذ وجه یا مال یا تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال مسموع نیست (ماده ۱۲۹۲ قانون مدنی و ماده ۷۰ قانون ثبت اسناد)

۴- صرفاً و فقط سند رسمی است که به نقل و انتقال حق کسب و پیشه از مستأجر سابق به مستأجر جدید اعتبار می‌بخشد (تبصره ۲ ماده ۱۹ قانون مالک و مستاجر مصوب ۱۳۵۶)

۵- نقل و انتقال سهم الشرکه در شرکت‌ها با مسئولیت محدود به عمل نمی‌آید، مگر با سند رسمی (ماده ۱۰۳ قانون تجارت)

۶- مدلول تمامی اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج به حکمی از محاکم لازم الاجراست، مگر در مورد تسلیم عین منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد (ماده ۹۲ قانون ثبت اسناد)

۷- تمام اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجراست (ماده ۹۳ قانون ثبت اسناد)

۸- مبلغ اجاره مقید در سند رسمی به عنوان ماخذ وصول مالیات مستغلات معتبر و ملاک عمل اداره امور مالیاتی به عنوان مبنای وصول مالیات است (ماده ۵۴ قانون مالیات‌های مستقیم)

۹- الزام به ایفای تعهدات در سند رسمی از جمله پرداخت بدهی در سررسید وصول مطالبات و یا تخلیه اماکن استیجاری اعم از مسکونی و تجاری (با سند رسمی) با صدور اجرائیه از طریق دفترخانه تنظیم کننده سند و واحد اجرای ثبت نیاز به دادرسی ندارد (بند الف. ماده یک آیین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب ۱۳۸۷/۰۶/۱۱ و بند الف. ماده ۲ همان آیین نامه)

۱۰- وجود شخصی متخصص، معتمد، امین، عادل، متعهد و متبحر به عنوان سردفتر نیز به عنوان کاتبین سند رسمی از مزایای سند رسمی محسوب می گردد.

۱۱- سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است تمامی محتویات و امضا‌های مندرج در آن معتبر است، مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود. (ماده ۷۰ قانون ثبت اسناد)

۱۲- امکان دریافت رونوشت مصدق اسناد رسمی در صورت فقدان اصل اسناد از دفترخانه ممکن است و در صورت تصدیق مطابقت آن با ثبت دفتر به منزله اصل سند خواهدبود. (ماده ۷۴ قانون ثبت اسناد)

۱۳- در صورتی که درخواست تأمین خواسته از دادگاه مستند به سند رسمی باشد، دادگاه مکلف به قبول درخواست است (بند الف ماده ۱۰۸ قانون آئین دادرسی مدنی)

۱۴- در مواردی که دعاوی مستند به سند رسمی باشد، خوانده نمی‌تواند برای تأمین خسارات احتمالی خود درخواست تأمین کند (ماده ۱۱۰ قانون آئین دادرسی مدنی)

۱۵- امکان وقوع معاملات معارض در معاملات با سند رسمی به مراتب کمتر از سند عادی است.

۱۶- با تنظیم سند رسمی در خصوص پیش فروش ساختمان متعاملین مشمول مجازات‌های حقوقی و کیفری مقرر در قانون نخواهند شد. (قانون پیش فروش ساختمان)

۱۷- ترویج تنظیم سند رسمی نقش عمده‌ای در قضازدایی خواهد داشت.

۱۸ ـ پذیرفته شدن اسناد رسمی در مورد عقود و معاملات املاک ثبت شده (در دفتر املاک) و عقود و معاملات در مورد املاک ثبت نشده و نیز صلح نامه و هبه نامه در محاکم و ادارات دولتی (مواد ۴۶، ۴۷ و ۴۸ قانون ثبت اسناد)

۱۹- عدم اعتبار دادن به اسناد ثبت شده از طرف قضات و مأموران دیگر دولتی موجب مجازات و تعقیب انتطامی قضات و مأموران دولتی خواهدشد. (ماده ۷۳ قانون ثبت اسناد)

مــزایـای سنـد رسـمی:

سند نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد و به زبان ساده‌تر، سند به نوشته‌ای گفته می‌شود که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در دادگاه از آن استفاده می‌کنند.

سند به دو نوع رسمی و عادی تقسیم می‌شود:

سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شود؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک یا توسط دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود.

در مقابل سند رسمی، سند عادی قرار دارد که مصادیق و نمونه‌های آن در اطراف ما بسیار است.
از جمله نمونه‌های اسناد عادی می‌توان به مبایعه نانه ها و اجاره‌نامه‌هایی که در بنگاه‌های مشاور املاک تنظیم می‌شود، اشاره کرد.

انواع اسناد رسمی:
اسناد رسمی را می‌توان به انواع مختلف تقسیم کرد:
اسناد قانونی: مثل قانون اساسی، قوانین عادی، آئین‌نامه‌ها و تصویب‌نامه‌ها.

اسناد اداری:
اسنادی است که توسط سازمان‌های اداری کشور، در حدود وظایف و صلاحیت شان تنظیم می‌شود، از قبیل احکام استخدام، دستور پرداخت حقوق و …

اسناد قضایی:
مدارکی که توسط مأموران دادگستری، اعم از قضات و کارمندان اداری و نیز ضابطان دادگستری در حدود صلاحیت آنها بر وفق مقررات تنظیم می‌شود. از قبیل احکام دادگاه‌ها، قرار‌ها، صورت‌مجالس تنظیمی مراجع قضایی، گزارش‌های مأموران ابلاغ و احضار و مأموران انتظامی در حدود مسایل قضایی.

تفاوت اسناد رسمی و عادی
از جهات مختلف، اسناد رسمی با اسناد عادی تفاوت دارد:
۱- سند رسمی، قدرت اجرایی دارد. در حالی که اصل در اسناد عادی، نداشتن قدرت اجرایی است.

۲- تاریخ سند رسمی، هم از لحاظ اصحاب دعوی و هم از نظر اشخاص ثالث، معتبر است. این در حالی است که تاریخ سند عادی، برای اشخاص ثالث مؤثر نیست.

۳- در مورد سند رسمی، فقط ادعای جعل قابل طرح است، در حالی که سند عادی در معرض ادعای جعل بوده و نیز قابل تکذیب (تردید و انکار) است.

۴- سند رسمی، تابع تشریفاتی است که از قبل قانون معین کرده، در حالی که اصل در سند عادی نبود تشریفات است.

۵- مأمور رسمی دولت در تنظیم سند رسمی دخالت دارد، در حالی که سند عادی را افراد به هر نحوی که بخواهند، تنظیم می‌کنند.

۶ – در صورت مفقود شدن سند رسمی، تهیه رونوشت از آن به سهولت و سادگی ممکن است اما با گم شدن سند عادی نمی‌‌توان از رونوشت آن استفاده کرد.

نحوه توقیف ملک با سند عادی در اجرای احکام دادگستری

مطابق ماده ۲۲ قانون ثبت اسناد و املاک کشور مصوّب ۱۳۱۰ با اصلاحات و الحاقات بعدی، همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید، دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک در دفترخانه اسناد رسمی به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده و یا اینکه ملک به طریق قهرالارث از متوفی به ایشان به ارث رسیده باشد، مالک خواهد شناخت و نیز به موجب ماده ۴۸ قانون فوق‌الذکر، سندی که مطابق مواد۴۶ و ۴۷ این قانون باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده است، در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.

بنا به مراتب فوق الذکر، صرف ارائه مبایعه‌نامه عادی نمیتواند اجرای احکام را مجاب به پذیرش مالکیت ملک برای محکومٌ علیه و ترتیب اثر دادن به تقاضای محکومٌ له در این خصوص (توقیف ملک) بنماید.
اما اگر شخص ثالث که سند رسمی به نام اوست با اقرار به مالکیت محکومٌ علیه، رضایت خود را به توقیف مال مزبور در قبال محکومٌ به اعلام نماید، با عنایت به تبصره ماده ۳۴ قانون اجرای احکام مدنی توقیف آن ملک بلااشکال است.

چنانچه معامله باطل با سند رسمی انجام شده باشد، دادگاه صادرکننده حکم بطلان معامله، آیا مکلف است سند رسمی را ابطال نماید؟

برابر نظریه مشورتی شماره ۳۶۲۵/۷ مورخ ۱۳۸۶/۵/۳۱ همان‌طور که از مقررات ماده ۳۹۱ قانون مدنی هم استنباط می‌شود، اگر مبیع مستحق للغیر درآید، آن معامله فاسد است و طبق ماده ۳۶۵ قانون مدنی، بیع فاسد اثری در تملک ندارد و لذا چنین معامله‌ای باطل است. لیکن نظر به اینکه اثبات بطلان معامله فاسد، مستلزم اثبات فساد آن معامله است، بخصوص در مواردی که مستند انجام چنین معامله‌ای سند رسمی باشد، دادگاه باید به درخواست ذی‌نفع ضمن اصدار حکم ثبوت فساد معامله، بطلان آن و بی‌اعتباری سند رسمی انجام معامله موصوف را مورد حکم قرار داده مقرر دارد؛ مراتب بی‌اعتباری سند رسمی در اجرای ماده ۷۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴ به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام شود. لذا اگر حکم اعلام فساد و بطلان معامله دلالت صریح بر بی‌اعتباری مفاد سند رسمی کند، می‌توان نسبت به اعمال ماده ۷۱ قانون مزبور اقدام نمود تا بی‌اعتباری سند در دفتر املاک ثبت شود و در این صورت نیازی به اصدار حکم جداگانه ابطال سند نیست.